Hoe de systemische oerwetten je team naar succes kunnen brengen

Op zoek naar het geheim achter een effectieve teamsamenwerking

Acht weken zijn voorbij. Voldaan blikken twee teams deze week terug op hun teamsamenwerking van de afgelopen twee maanden. Als onderdeel van de Academic Consultancy Training werkten deze multicultureel/inter-disciplinaire teams aan een consultancy opdracht voor een externe opdrachtgever. Ik begeleid ze daarin als teamcoach. Enigszins verrast concluderen de studenten dat ze tijdens hun studie nog nooit zoveel hebben geleerd als tijdens deze periode. En dat ondanks de verhalen over ontploffende en uit elkaar vallende teams die ze ook kennen.

Storytelling om verhalen naar boven te halen

Tijdens de eindevaluatie gaan we op zoek naar het geheim achter hun effectieve teamsamenwerking. We kijken naar top momenten: dingen waar ze trots op zijn, waarin ze iets bereikt hebben, iets goed gelukt is, dat ze straalden of applaus kregen. Naar tegenslagen: momenten dat ze het niet meer zagen zitten, geconfronteerd werden met onverwachte tegenslag, dat ze dachten ‘nee, hier hebben we niet voor gekozen’. Naar mentoren: momenten dat ze iets nieuws leerden, ontmoetingen met onverwachte inspiratiebronnen, rolmodellen, inspiratoren, adviseurs of coaches. En tot slot ‘dolkmomenten’: momenten waar ze de confrontatie aan moesten gaan, een vervelende keuze moesten maken, scherp moesten zijn of niet populair.

Ik ben geraakt door de verhalen en anekdotes die los komen, de erkenning die uitgesproken wordt naar elkaar, de openheid en het gevoel van trots!

Niet de kracht van het individu maar de collectieve intelligentie mobiliseren maakt verschil

Het is opvallend te zien dat de studenten aangeven dat je niet per sé een groep van high potentials hoeft te zijn om tot een goed resultaat te komen. Binnen de academische context ligt veel nadruk op de individuele vermogens van studenten. Maar deze teams concluderen dat de opgetelde individuele intelligentie van de afzonderlijke teamleden niet per sé bepalend is voor het succes. Dat doet mij denken aan wat Brian Farley, de bondscoach die het Nederlandse honkbalteam in 2011 naar goud bracht op het WK honkbal in Panama, zegt over zijn team in MT.nl:

Geen van de spelers was als individu goed genoeg om in een allstar-team te spelen en toch won de ploeg het WK.

Je hoeft dus niet per se een team van high potentials te zijn om gezamenlijk tot een goed resultaat te komen.

Dit is wat deze teams leerden over succesfactoren voor effectieve teams:

1. Zorg dat iedereen in het team erbij hoort

Deze Academische Consultancy Teams starten als beginnende groep. Er ligt in het begin nog niets vast: een nieuw project, een nieuw team, mensen vanuit verschillende disciplines die elkaar nog niet kennen en met verschillende culturele achtergronden. Succes begint met een groep waarin iedereen echt toegewijd is en het beste gezamenlijke resultaat nastreeft. Dit zeggen de teams over hoe je kunt zorgen dat iedereen erbij hoort:

✔️ zorg voor helderheid over de bedoeling (wat doen we voor wie en waarom), maak heldere afspraken hierover met de opdrachtgever en houd de bedoeling steeds voor ogen

✔️ besteed aandacht aan ieders motivatie: een sterke overtuiging van het belang van het werk geeft ieder lid ook bestaansrecht

✔️ psychologische veiligheid: creëer ruimte zodat iedereen zich kan uitspreken, werk aan echt open communicatie en  ruimte om kritisch te zijn. Als je weet dat je niet uit de groep geknikkerd wordt om je ideeën kun je samen gemakkelijker tot innovatie komen.

✔️ maak de ongeschreven regels – de do’s en don’ts van de groep expliciet – als de normen en afspraken over hoe je wilt samenwerken helder zijn dan kun je je daartoe verhouden.

✔️ bijdrage aan discussies: zorg ervoor dat iedereen ongeveer evenveel bijdraagt aan discussies. Het gaat om je stem te laten horen – als bijdrage op inhoud om wat voor reden lastig is, bedenk dan dat procesbijdragen (observaties over hoe de discussie loopt) evenzo belangrijk zijn!

✔️ als je taken verdeelt en veel zelfstandig werkt: blijf groep informeren over vorderingen in individuele taken – voorkom dat je los van de groep gaat opereren.

✔️ houd rekening met elkaars gevoelens, ook die hebben recht op een plek. Maak lastige zaken bespreekbaar.

2. Voor iedereen een heldere plek: binnen het team en naar de buitenwereld

Het hebben van een heldere plek in een team is één van de belangrijkste voorwaarden om te kunnen te functioneren, te kunnen bijdragen, te ontwikkelen en plezier te hebben. Pas als er voor elke persoon, elke functie een betrouwbare plek is, kan een team goed gedijen. Dit is wat de ACT teams aanbevelen over hoe je er met elkaar voor kan zorgen dat iedereen zijn plek in kan nemen :

✔️ zorg voor afgebakende rollen en taken, maak helder wat je onder rollen en taken verstaat

✔️ maak gebruik van bestaande ervaring, expertise en kwaliteiten in de groep

✔️ neem je plek als consultant in, stel je professioneel op ten opzichte van de opdrachtgever – je bent meer dan een student!

✔️ maak vroegtijdig afspraken over structuur van eindproduct en hoe iedereen daaraan bijdraagt

✔️zorg dat je op elkaar kunt rekenen

3. Uitwisseling: zorg voor een faire balans van nemen en geven

Het hebben van een heldere plek in een team is één van de belangrijkste voorwaarden om te kunnen te functioneren, te kunnen bijdragen, ontwikkelen en plezier te hebben. Pas als er voor elke persoon, elke functie een betrouwbare plek is, kan een team goed gedijen. Dit is wat de ACT teams aanbevelen over hoe je er met elkaar voor kan zorgen dat iedereen zijn plek in kan nemen :

✔️ zorg dat teamleden hun ‘eigen bliss kunnen volgen’. Als het werk betekenisvol is voor jou als persoon kun je gemakkelijker bijdragen.

✔️ maak gebruik van bestaande competenties en focus niet alleen op de ontwikkeling van nieuwe vaardigheden. Ook daarin is een kloppende balans van belang.

✔️ maak gebruik van hulp van buiten: adviseurs, vraag hulp, durf te leren

✔️ Fake it till you make it!  Neem risico, uitwisseling begint bij nemen.

✔️ tijd voor pauzes, sporten tussen de middag, vrije avonden

De systemische oerwetten als uitgangspunt voor teamsamenwerking

Er is veel geschreven over succesfactoren voor teams.  De New York Times beschrijft in een recent artikel wat Google leerde van haar zoektocht naar het perfecte team *). Zij ontdekten dat het allemaal draait om twee principes: teams zijn succesvol wanneer iedereen het gevoel heeft zich te kunnen uitspreken en wanneer ze laten laten zien dat ze rekening houden met elkaar’s gevoelens.

Ook onderzoek dat in 2010 in Science gepubliceerd is laat zien dat collective intelligence van groepen **) afhangt van de mate van de mate waarin alle teamleden bijdragen aan discussies, sociale sensitiviteit en het aandeel vrouwen in teams (dat overigens weer samenhangt met sociale sensitiviteit).

Uit deze inzichten uit deze onderzoeken en ook die van de studentengroepen krijg ik een sterk vermoeden dat al deze inzichten te herleiden zijn op de fundamentele oerwetten of basisbehoeften die gelden in sociale systemen:

1. De oorsprong of de bedoeling dient als vertrekpunt onder ogen gezien te worden
2. Alles wat er bij hoort heeft recht op een heldere plek in het geheel
3. In de ordening van het geheel heeft elk deel zijn eigen plek
4. Er is een faire balans tussen nemen en geven

Wil je meer lezen over deze systemische principes? Bekijk dan deze boeken eens: